Je agents koppelen aan Google Drive (bèta)

Je kunt je Notion-agent of Aangepaste agents koppelen aan Google Drive zodat ze in realtime bestanden kunnen zoeken, lezen, schrijven en bijwerken.

Deze koppeling is gekoppeld aan de persoon die deze heeft ingesteld. Wanneer je agent Google Drive gebruikt, controleert deze je Drive in realtime. Er wordt niets opgeslagen of geïndexeerd door Notion. De agent heeft alleen toegang tot bestanden waarvan jij de eigenaar bent, bestanden die met jou zijn gedeeld en gedeelde Drives waartoe je toegang hebt.

• Zorg ervoor dat je kunt inloggen op het Google-account dat je wilt gebruiken.

• Je moet lid zijn van de workspace (geen gast) en Notion AI moet zijn ingeschakeld voor je workspace.

• De eigenaar van je Google Workspace moet mogelijk Custom Agents For Drive goedkeuren voordat je een koppeling kunt maken. Als Google Drive niet is goedgekeurd voor je workspace, vraag dan een workspace-eigenaar om dit goed te keuren. Wanneer een workspace-eigenaar de koppeling maakt, wordt Google Drive automatisch goedgekeurd voor de workspace.

• Review de machtigingen die door Google worden getoond voordat je toegang verleent.

• Als je workspace bepaalt welke koppelingen zijn toegestaan, moet een workspace-eigenaar mogelijk Google Drive inschakelen voor Aangepaste agents.

• Het koppelen van Aangepaste agents aan Google Drive is anders dan de Notion AI Google Drive-connector die bedoeld is voor de Notion-agent.

Er zijn twee manieren om Google Drive te koppelen. Je kunt je Google-account eenmalig koppelen via je instellingen en het vervolgens aan elke agent toevoegen. Of je kunt Google Drive toevoegen terwijl je in een specifieke agent werkt.

Koppelen via je instellingen

Doe dit om met de Notion-agent toegang te krijgen tot Google Drive en hetzelfde Google-account voor meerdere agents te gebruiken.

1. Ga naar Instellingen → Koppelingen.

2. Select Google Drive.

3. Select Je account → Je Google Drive-account koppelen.

4. Kies Limited toegang of Volledige toegang en select vervolgens Koppelen.

5. Lees de herinnering en select vervolgens Doorgaan naar Google.

6. Log in met het Google-account dat je wilt gebruiken.

7. Vink op het volgende Google-scherm alle Drive-vakjes aan. Als je er een niet aanvinkt, is de uitvoering van je agents niet mogelijk.

Je Google-account is nu gekoppeld aan Notion. Je kunt Google Drive toevoegen aan elke Aangepaste agent via de instellingen voor Tools en toegang.

Koppelen vanuit een agent

1. Open de Aangepaste agent die je wilt bijwerken.

   • De Notion-agent gebruikt het Google-account dat je koppelt in

     Instellingen → Koppelingen. Je hoeft niets extra's in te stellen in de Notion-agent.

2. Ga naar Instellingen → Tools en toegang van de agent.

3. Select + Koppeling toevoegen → Google Drive.

4. Volg de stappen om in te loggen bij Google en toegang te verlenen. Vink op het volgende Google-scherm alle Drive-vakjes aan. Als je er een niet aanvinkt, is de uitvoering van je agents niet mogelijk.

   • Optioneel: kies specifieke gedeelde drives of mappen om de toegang van de agent te beperken.

5. Select Opslaan.

Zodra je verbinding hebt gemaakt, kun je precies kiezen waartoe je agent toegang heeft. Kies in de instellingen voor Tools en toegang van de agent de specifieke Drive-bestanden of -mappen die de agent moet kunnen bekijken en/of bewerken.

Vermeld Google Drive voor de beste resultaten in de instructies van je Aangepaste agent of in je prompt aan de Notion-agent wanneer je wilt dat deze Drive-bestanden doorzoekt of bijwerkt.

Wanneer je Google Drive toevoegt, kies je wat de agent allemaal kan doen. Je kunt dit later wijzigen.

• Limited toegang: je agent kan alle bestanden lezen die de gebruiker kan lezen, maar kan alleen bestanden bewerken die de agent zelf heeft gemaakt of die de gebruiker heeft geselecteerd.

• Volledige toegang: je agent neemt de bestaande Drive-rechten van de gebruiker over. De agent kan alle bestanden lezen en bewerken die de gebruiker kan lezen en bewerken.

Je toegangsniveau is van toepassing op al je agents. Om dit te wijzigen, koppel je Google Drive opnieuw en kies je Drive-toegang bijwerken. De Notion-agent gebruikt altijd je toegangsniveau Volledige toegang. Gebruik de instellingen voor Tools en toegang van een Aangepaste agent om deze te beperken tot specifieke bestanden of mappen.

Google vraagt je om toegang goed te keuren: Dit is de normale installatieprocedure. Kies het Google-account dat je wilt, doe een review van wat er wordt gevraagd en ga door. Vervolgens toont Google de Drive-machtigingen voor het toegangsniveau dat je hebt gekozen. Je bent verbonden zodra Notion aangeeft dat Google Drive is gekoppeld.

Mogelijk is er geen review door een beheerder nodig: Veel Google Workspaces laten mensen zelf nieuwe apps koppelen. Als je beheerder geen speciale regel heeft ingesteld voor Custom Agents For Drive, kun je mogelijk direct koppelen. Zodra een beheerder een regel voor de app instelt, is die regel leidend.

Notion zegt 'Verbonden', maar je hebt nooit een Google-inlogscherm gezien: Notion hergebruikt mogelijk een Google Drive-koppeling die je eerder hebt ingesteld. Dat is normaal als die nog steeds werkt. Als de koppeling het verkeerde Google-account gebruikt of als Drive niet werkt, verwijder Google Drive dan onder Tools en toegang, koppel het daarna opnieuw en kies het account dat je wilt.

Je kunt Google Drive verwijderen van elke agent die het gebruikt, of van slechts één agent.

Je account verwijderen van alle agents

Hiermee wordt je Google-account losgekoppeld van elke agent die het gebruikte.

• Ga naar Instellingen → Koppelingen en Select vervolgens Google Drive.

• Select Je account.

• Select Loskoppelen naast je gekoppelde account en bevestig.

Google Drive verwijderen van één agent

1. Open de agent en ga naar Tools en toegang.

2. Select de drie puntjes naast de Google Drive-koppeling.

3. Select Loskoppelen.

Wanneer je een Aangepaste agent koppelt aan Google Drive, kun je een trigger instellen zodat de agent Google Drive controleert op wijzigingen. Wijs hiervoor een map of een Drive-link aan en kies hoe vaak de agent moet controleren. Als er iets verandert, merkt de agent dit op en start de uitvoering van de agent. Je kunt een map of een gedeelde drive in de gaten houden. Alleen bestanden die zich direct in de map bevinden, worden gecontroleerd. Wijzigingen in submappen activeren de agent niet en je kunt niet je volledige My Drive. in de gaten houden.

Probeer een van deze prompts om de koppeling van je agent met Google Drive te testen:

• “Zoek in Google Drive naar ‘roadmap’ en vertel me wat je vindt.”

• “Maak een Google Doc genaamd ‘Weekly recap’ met een korte samenvatting van deze week.”

Zodra de verbinding met Google Drive tot stand is gebracht, kan je agent:

• Zoeken in de Documenten, Spreadsheets en Presentaties waar je toegang toe hebt.

• Bestaande Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties bewerken, afhankelijk van de toegang die je verleent. Voor andere bestanden, zoals pdf's of Word-documenten, kan je agent een bijgewerkte versie opslaan als een nieuw bestand.

• Bestanden kopiëren, verplaatsen, hernoemen en naar de Prullenbak verplaatsen.

• De content van bestanden in realtime lezen en samenvatten.

• De tekst van een pdf lezen.

• Nieuwe documenten, spreadsheets, presentaties en mappen maken.

• Actie ondernemen op basis van een trigger wanneer bestanden worden bijgewerkt.

Bestandstypen waarmee je agent kan werken

Je agent kan Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties lezen, evenals pdf's, Word-, Excel-, PowerPoint-, csv- en tekstbestanden, waaronder HTML, JSON, XML en YAML. Geüploade bestanden, zoals pdf's en Office-bestanden, mogen maximaal 10 MB groot zijn. Bij zeer grote Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties leest je agent mogelijk maar een deel van het bestand tegelijk.

Je agent kan geen Google Tekeningen, Google Maps, Google Formulieren, afbeeldingen, video's, audio of zipbestanden lezen. Als je de agent naar een van deze bestanden verwijst, laat die je weten dat het bestand niet kan worden geopend. Bij Google Tekeningen en andere Google-bestandstypen vraagt de agent je om het bestand in Google Drive te openen.

Je agent heeft alleen toegang tot bestanden en mappen waartoe het gekoppelde Google-account toegang heeft. Als dat account de toegang tot een bestand of map verliest, verliest de agent die ook.

Editors kunnen de Google Drive-koppeling voor een Aangepaste agent verwijderen. Alleen degene die de agent aan Google Drive heeft gekoppeld, kan toegang tot meer mappen toevoegen.

Beperk de toegang bij voorkeur tot de gedeelde schijven of mappen die je Aangepaste agent nodig heeft. Zo blijft de agent gefocust en beperk je risico's.

Bij een gedeelde Aangepaste agent kan iedereen met toegang tot die agent de gekoppelde Google Drive doorzoeken.

• Meer dan één Google-account per agent koppelen.

• Deze verbinding werkt alleen met bestanden in je Google Workspace. Als een bestand vanuit een andere Google Workspace wordt gedeeld, heeft de Aangepaste agent er geen toegang toe.

• Als de Aangepaste agent wordt gedeeld, kan iedereen die de agent kan gebruiken ook de gekoppelde Drive doorzoeken.

"De beheerder van je instelling moet een review van deze app uitvoeren"

Dit zie je als je organisatie een of meer machtigingen die de app nodig heeft niet heeft goedgekeurd. Alleen een beheerder kan dit oplossen.

1. Selecteer Request access.

2. Je Google Workspace-beheerder ontvangt het verzoek onder Apps pending review.

3. Probeer opnieuw verbinding te maken nadat je beheerder de app en alle benodigde machtigingen heeft goedgekeurd.

"Toegang geblokkeerd: Autorisatiefout"

Dit zie je als je beheerder de app voor je account of je groep heeft geblokkeerd. Neem contact op met je Google Workspace-beheerder. Die moet Custom Agents For Drive toestaan voor je groep voordat je verbinding kunt maken.

Het werkte voorheen wel, maar nu niet meer

Je toegang tot Google is mogelijk verlopen of uitgeschakeld, of je beheerder heeft een regel gewijzigd.

1. Koppel Google Drive opnieuw via Tools & access.

2. Als Google aangeeft dat de beheerder de toegang heeft geblokkeerd, neem dan contact op met je Workspace-beheerder.

3. Als Google je wel toegang geeft, maar Notion nog steeds geen verbinding kan maken, neem dan contact op met Notion-support en deel de foutmelding die je ziet.

Als je iemand verbinding wilt laten maken, sta Custom Agents For Drive dan toe voor de groep van die persoon en keur alle Google-machtigingen goed die voor het gekozen toegangsniveau nodig zijn.

Hoe Google bepaalt welke apps mensen kunnen koppelen

In je Admin-console onder API controls → Settings → Unconfigured third-party apps kunnen mensen met de standaardinstelling zelf nieuwe apps koppelen. Met die instelling kunnen ze Custom Agents For Drive koppelen zonder je review, zolang je er geen afzonderlijke regel voor hebt ingesteld.

De andere instellingen staan alleen basisgegevens voor aanmelding bij Google toe of blokkeren alle nieuwe apps. Een regel die je voor een specifieke app instelt, gaat vóór de standaardinstelling. Gasten worden via hun eigen groep beheerd.

Deze instelling regelt de toegang voor het aanmelden bij apps. Installaties vanuit de Google Workspace Marketplace worden afzonderlijk beheerd.

Notion Agents For Drive instellen

Door de app zelf in te stellen, kunnen mensen de app koppelen, zelfs wanneer nieuwe apps beperkt zijn tot basisaanmelding of geblokkeerd zijn.

1. Open Beheerdersconsole → Beveiliging → Toegang en gegevensbeheer → API-beheer → App-toegangsbeheer.

2. Open Geconfigureerde apps en selecteer vervolgens Nieuwe app configureren.

3. Zoek met deze exacte OAuth-client-ID:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Kies de groepen waarvan de leden de app moeten kunnen koppelen.

5. Kies Vertrouwd om elke machtiging toe te staan waar de app om vraagt, of kies Specifieke Google-gegevens en voeg elke Drive- en Google-aanmeldingsmachtiging toe die de verbinding nodig heeft.

6. Review je keuzes en selecteer Voltooien.

7. Vraag de persoon om opnieuw te koppelen nadat de wijziging van kracht is geworden.

Een appverzoek reviewen

Controleer bij de review van een verzoek het volgende:

• De app is Custom Agents For Drive.

• De app is toegestaan voor de groep van die persoon.

• Elke Drive- en Google-aanmeldingsmachtiging is goedgekeurd.

• Een regel voor een subgroep blokkeert de app niet ongemerkt.

Selecteer voor Specifieke Google-gegevens elke machtiging waar de verbinding om vraagt.

Wijzigingen in Google Workspace kunnen even duren. Vraag de persoon om opnieuw te koppelen nadat de wijziging is doorgevoerd.