Yhdistä palvelijasi Google Driveen (beeta)

Voit yhdistää Notion-palvelijan tai mukautetut palvelijat Google Driveen, jotta ne voivat etsiä, lukea, kirjoittaa ja päivittää tiedostoja reaaliajassa.

Tämä yhteys on sidottu sen määrittäneeseen henkilöön. Kun palvelijasi käyttää Google Drivea, se tarkistaa Drivesi reaaliajassa. Notion ei tallenna tai indeksoi mitään. Palvelija voi käyttää vain tiedostoja, jotka omistat, tiedostoja, jotka on jaettu kanssasi, sekä jaettuja Drive-asemia, joihin sinulla on käyttöoikeus.

• Varmista, että voit kirjautua Google-käyttäjätilille, jota haluat käyttää.

• Sinun on oltava työtilan jäsen (ei vieras), ja Notion AI:n on oltava käytössä työtilassasi.

• Google Workspace -ympäristösi omistajan on ehkä hyväksyttävä Custom Agents For Drive, ennen kuin voit muodostaa yhteyden. Jos Google Drivea ei ole hyväksytty työtilassasi, pyydä työtilan omistajaa hyväksymään se. Kun työtilan omistaja muodostaa yhteyden, Google Drive hyväksytään työtilassa automaattisesti.

• Tarkista Googlen näyttämät käyttöoikeudet ennen kuin sallit pääsyn.

• Jos työtilasi hallitsee sallittuja yhteyksiä, työtilan omistajan on ehkä otettava Google Drive käyttöön mukautetuille palvelijoille.

• Mukautettujen palvelijoiden yhdistäminen Google Driveen eroaa Notion AI Google Drive -liittimestä, joka on tarkoitettu Notion-palvelijalle.

Google Driven voi yhdistää kahdella tavalla. Voit yhdistää Google-tilisi kerran asetuksista ja lisätä sen sitten mihin tahansa palvelijaan. Voit myös lisätä Google Driven työskennellessäsi tietyn palvelijan parissa.

Yhdistä asetuksista

Tee näin, jos haluat käyttää Google Drivea Notion-palvelijalla ja samaa Google-käyttäjätiliä useammalla kuin yhdellä palvelijalla.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydet.

2. Valitse Google Drive.

3. Valitse Käyttäjätilisi → Yhdistä Google Drive -käyttäjätilisi.

4. Valitse Rajoitettu käyttöoikeus tai Täydet käyttöoikeudet ja valitse sitten Yhdistä.

5. Lue muistutus ja valitse sitten Jatka Googleen.

6. Kirjaudu sisään Google-käyttäjätilillä, jota haluat käyttää.

7. Valitse seuraavassa Google-näkymässä kaikki Drive-valintaruudut. Jos jokin niistä jää valitsematta, palvelijasi eivät voi suorittaa tehtäviä.

Google-käyttäjätilisi on nyt yhdistetty Notioniin. Voit lisätä Google Driven mihin tahansa mukautettuun palvelijaan sen Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista.

Yhdistä palvelijasta

1. Avaa mukautettu palvelija, jonka haluat päivittää.

   • Notion-palvelija käyttää Google-käyttäjätiliä, jonka yhdistät kohdassa

     Asetukset → Yhteydet. Notion-palvelijassa ei tarvitse määrittää mitään muuta.

2. Siirry palvelijan kohtaan Asetukset → Työkalut ja käyttöoikeudet.

3. Valitse + Lisää yhteys → Google Drive.

4. Noudata ohjeita kirjautuaksesi Googleen ja myöntääksesi käyttöoikeuden. Valitse seuraavassa Google-näkymässä kaikki Drive-valintaruudut. Jos jokin niistä jää valitsematta, palvelijasi eivät voi suorittaa tehtäviä.

   • Halutessasi voit valita tietyt jaetut Drive-asemat tai kansiot ja rajata näin palvelijan käyttöoikeuksia.

5. Valitse Tallenna.

Kun yhteys on muodostettu, voit valita tarkasti, mitä palvelijasi voi käyttää. Valitse palvelijan Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista Drive-tiedostot tai -kansiot, joita palvelija saa tarkastella tai muokata.

Parhaan laadun varmistamiseksi mainitse Google Drive mukautetun palvelijasi ohjeissa tai Notion-palvelijalle antamassasi kehotteessa, kun haluat sen etsivän tai päivittävän Drive-tiedostoja.

Kun lisäät Google Driven, valitset, kuinka paljon palvelija voi tehdä. Voit muuttaa tätä myöhemmin.

• Rajoitettu käyttöoikeus: palvelijasi voi lukea kaikkia tiedostoja, joita käyttäjä voi lukea, mutta voi muokata vain tiedostoja, jotka se on luonut tai jotka käyttäjä on valinnut.

• Täydet käyttöoikeudet: palvelijasi käyttää käyttäjän nykyisiä Drive-käyttöoikeuksia. Se voi lukea ja muokata kaikkia tiedostoja, joita käyttäjä voi lukea ja muokata.

Käyttöoikeustasosi koskee kaikkia palvelijoitasi. Voit muuttaa sitä muodostamalla Google Drive -yhteyden uudelleen ja valitsemalla Päivitä Drive-käyttöoikeudet. Notion-palvelijalla on aina täydet käyttöoikeutesi. Voit rajata mukautetun palvelijan käyttöoikeuden tiettyihin tiedostoihin tai kansioihin sen Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista.

Google pyytää sinua hyväksymään käyttöoikeuden: Tämä kuuluu tavalliseen käyttöönottoon. Valitse haluamasi Google-käyttäjätili, tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja jatka. Seuraavaksi Google näyttää valitsemasi käyttöoikeustason mukaiset Drive-käyttöoikeudet. Yhteys on valmis, kun Notion ilmoittaa Google Driven olevan yhdistetty.

Et ehkä tarvitse ylläpitäjän hyväksyntää: Monet Google Workspace -ympäristöt sallivat käyttäjien yhdistää uusia sovelluksia itse. Jos ylläpitäjäsi ei ole asettanut erityistä sääntöä Custom Agents For Drive -sovellukselle, voit ehkä muodostaa yhteyden heti. Kun ylläpitäjä asettaa sovellukselle säännön, kyseinen sääntö on määräävä.

Notion ilmoittaa ”Yhdistetty”, mutta et nähnyt Google-kirjautumista: Notion saattaa käyttää uudelleen aiemmin määrittämääsi Google Drive -yhteyttä. Se on normaalia, jos yhteys toimii edelleen. Jos yhteys käyttää väärää Google-käyttäjätiliä tai Drive ei toimi, poista Google Drive kohdasta Työkalut ja käyttöoikeudet, yhdistä se sitten uudelleen ja valitse haluamasi käyttäjätili.

Voit poistaa Google Driven kaikista sitä käyttävistä palvelijoista tai vain yhdestä palvelijasta.

Poista käyttäjätilisi kaikista palvelijoista

Tämä katkaisee Google-käyttäjätilisi yhteyden kaikkiin sitä käyttäneisiin palvelijoihin.

• Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydet ja valitse sitten Google Drive.

• Valitse Oma käyttäjätili.

• Valitse yhdistetyn käyttäjätilisi vierestä Katkaise yhteys ja vahvista.

Poista Google Drive yhdestä palvelijasta

1. Avaa palvelija ja siirry kohtaan Työkalut ja käyttöoikeudet.

2. Valitse kolme pistettä Google Drive -yhteyden vierestä.

3. Valitse Katkaise yhteys.

Kun yhdistät mukautetun palvelijan Google Driveen, voit määrittää käynnistimen, joka tarkistaa Driven muutokset. Valitse kansio tai anna Drive-linkki ja määritä, kuinka usein palvelija tarkistaa muutokset. Jos jokin muuttuu, palvelija huomaa sen ja käynnistyy. Voit seurata kansiota tai jaettua Drivea. Vain suoraan kansiossa olevia tiedostoja seurataan. Alikansioiden muutokset eivät käynnistä palvelijaa, etkä voi seurata koko Oma Drive -kansiota.

Kokeile jotakin näistä kehotteista testataksesi palvelijasi yhteyttä Google Driveen:

• ”Etsi Google Drivesta ‘roadmap’ ja kerro, mitä löydät.”

• ”Luo Google-dokumentti nimeltä ‘Weekly recap’ ja kirjoita siihen lyhyt yhteenveto tästä viikosta.”

Kun yhteys Google Driveen on muodostettu, palvelijasi voi:

• Tehdä hakuja Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoista, joihin sinulla on pääsy.

• Muokata olemassa olevia Google Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoja riippuen myöntämistäsi käyttöoikeuksista. Muiden tiedostojen, kuten PDF- tai Word-asiakirjojen, kohdalla palvelijasi voi tallentaa päivitetyn version uutena tiedostona.

• Kopioida, siirtää, nimetä uudelleen ja siirtää tiedostoja roskakoriin.

• Lukea ja tiivistää tiedostojen sisältöä reaaliajassa.

• Lukea PDF-tiedoston tekstiä.

• Luoda uusia asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja kansioita.

• Suorittaa toiminnon käynnistimen perusteella, kun tiedostoja päivitetään.

Tiedostotyypit, joita palvelijasi voi käsitellä

Palvelijasi voi lukea Google Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoja sekä PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint-, CSV- ja tekstitiedostoja (mukaan lukien HTML, JSON, XML ja YAML). Ladatut tiedostot, kuten PDF- ja Office-tiedostot, voivat olla kooltaan enintään 10 Mt. Erittäin suurten Google Docs-, Sheets- tai Slides-tiedostojen kohdalla palvelijasi saattaa lukea vain osan tiedostosta kerrallaan.

Se ei voi lukea Google Drawings-, Google Maps- tai Google Forms -tiedostoja, kuvia, videoita, äänitiedostoja tai zip-tiedostoja. Jos pyydät sitä käsittelemään jotakin näistä, palvelija kertoo, ettei se voi avata tiedostoa. Google Drawingsin ja muiden Googlen tiedostotyyppien kohdalla se pyytää sinua avaamaan tiedoston Google Drivessa.

Palvelijallasi on käyttöoikeus vain siihen, mihin yhdistetyllä Google-käyttäjätilillä on käyttöoikeus. Jos kyseinen Google-käyttäjätili menettää tiedoston tai kansion käyttöoikeuden, myös palvelija menettää sen.

Muokkaajat voivat poistaa mukautetun palvelijan Google Drive -yhteyden. Vain henkilö, joka yhdisti palvelijan Google Driveen, voi laajentaa sen käyttöoikeuksia (esimerkiksi lisäämällä kansioita).

Rajaa käyttöoikeudet jaettuihin Driveihin tai kansioihin, joita mukautettu palvelijasi tarvitsee. Näin palvelija voi keskittyä tehtäväänsä ja riskit vähenevät.

Jos mukautettu palvelija on jaettu, kuka tahansa, jolla on siihen käyttöoikeus, voi tehdä hakuja siihen yhdistetystä Google Drivesta.

• Yhdistää useampaan kuin yhteen Google-käyttäjätiliin palvelijaa kohden.

• Tämä yhteys toimii vain omassa Google Workspace -ympäristössäsi olevien tiedostojen kanssa. Jos tiedosto on jaettu toisesta Google Workspace -ympäristöstä, mukautettu palvelija ei voi käyttää sitä.

• Jos mukautettu palvelija on jaettu, kuka tahansa sitä käyttävä voi myös hakea tiedostoja Google Drivesta, johon se on yhdistetty.

”Oppilaitoksesi ylläpitäjän on tarkistettava tämä sovellus”

Näet tämän, kun organisaatiosi ei ole hyväksynyt yhtä tai useampaa sovelluksen tarvitsemaa käyttöoikeutta. Vain ylläpitäjä voi korjata tämän.

1. Valitse Pyydä käyttöoikeutta.

2. Google Workspace -ylläpitäjäsi saa pyynnön kohdassa Tarkistusta odottavat sovellukset.

3. Yritä yhdistää uudelleen sen jälkeen, kun ylläpitäjäsi on hyväksynyt sovelluksen ja kaikki sen käyttöoikeudet.

”Käyttö estetty: valtuutusvirhe”

Näet tämän, kun ylläpitäjäsi on estänyt sovelluksen käyttäjätililtäsi tai ryhmältäsi. Ota yhteyttä Google Workspace -ylläpitäjääsi. Ylläpitäjän on sallittava Custom Agents For Drive -sovellus ryhmällesi, ennen kuin voit muodostaa yhteyden.

Se toimi aiemmin, mutta lakkasi toimimasta

Google-käyttöoikeutesi on saattanut vanhentua tai tulla poistetuksi käytöstä, tai ylläpitäjäsi on saattanut muuttaa sääntöä.

1. Muodosta Google Drive -yhteys uudelleen kohdassa Työkalut ja käyttöoikeudet.

2. Jos Google näyttää ylläpitäjän asettaman eston, ota yhteyttä Workspace-ylläpitäjääsi.

3. Jos pääset Googleen mutta Notion ei silti pysty muodostamaan yhteyttä, ota yhteyttä Notion-tukeen ja kerro näkemästäsi virheilmoituksesta.

Jotta käyttäjä voi muodostaa yhteyden, salli Custom Agents For Drive hänen ryhmälleen (organisaatioyksikölleen) ja hyväksy kaikki hänen käyttöoikeustasonsa edellyttämät Googlen käyttöoikeudet.

Miten Google päättää, mitä sovelluksia käyttäjät voivat yhdistää

Järjestelmänvalvojapaneelissasi kohdassa API-hallinta → Asetukset → Määrittämättömät kolmannen osapuolen sovellukset oletusasetus antaa käyttäjien yhdistää uusia sovelluksia itse. Tällä oletusasetuksella käyttäjät voivat yhdistää Custom Agents For Drive -sovelluksen ilman tarkistustasi, kunhan et ole asettanut sille erillistä sääntöä.

Muut asetukset sallivat vain Googlen perustason kirjautumistiedot tai estävät kaikki uudet sovellukset. Tietylle sovellukselle asettamasi säännöt ohittavat oletusasetuksen. Vieraita hallitaan heidän oman ryhmänsä kautta.

Tämä asetus koskee sovellusten kirjautumisoikeuksia. Google Workspace Marketplacen kautta tehtyjä asennuksia hallitaan erikseen.

Ota Notion Agents For Drive käyttöön

Kun määrität sovelluksen itse, käyttäjät voivat muodostaa yhteyden, vaikka uusille sovelluksille sallittaisiin vain peruskirjautuminen tai ne olisi estetty.

1. Avaa järjestelmänvalvojan konsoli → tietoturva-asetukset → käyttöoikeuksien ja tietojen hallinta → API-asetukset → sovellusten käyttöoikeuksien hallinta.

2. Avaa määritettyjen sovellusten luettelo ja valitse uuden sovelluksen määrittäminen.

3. Hae käyttämällä tätä tarkkaa OAuth-asiakastunnusta:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Valitse ryhmät, joiden käyttäjien pitäisi voida muodostaa yhteys.

5. Valitse luotetun sovelluksen käyttöoikeudet, jos haluat sallia kaikki sovelluksen pyytämät käyttöoikeudet. Voit myös valita tiettyjen Google-tietojen käyttöoikeudet ja sisällyttää niihin kaikki yhteyden tarvitsemat Google Driven ja Google-kirjautumisen käyttöoikeudet.

6. Tarkista valintasi ja valitse määrityksen viimeistely.

7. Pyydä käyttäjää muodostamaan yhteys uudelleen, kun muutos on tullut voimaan.

Sovelluspyynnön tarkistaminen

Kun tarkistat pyyntöä, varmista seuraavat asiat:

• Sovellus on Custom Agents For Drive.

• Se on sallittu käyttäjän ryhmälle.

• Kaikki Google Driven ja Google-kirjautumisen käyttöoikeudet on hyväksytty.

• Alaryhmän sääntö ei estä sitä huomaamatta.

Valitse tiettyjen Google-tietojen käyttöoikeuksista kaikki yhteyden pyytämät käyttöoikeudet.

Google Workspace -muutosten voimaantulo voi kestää hetken. Pyydä käyttäjää muodostamaan yhteys uudelleen, kun muutos on tullut voimaan.